Comprendre les PGI: La première étape vers une gestion plus intelligente
Le secteur manufacturier et l’industrie de la distribution font face à plusieurs défis: pénurie de main-d’œuvre, pressions sur les marges et accélération de la transformation numérique.
Considérant ce contexte, les anciens outils de gestion ne suffisent plus.
Le progiciel de gestion intégré (PGI), aussi appelé logiciel ERP, offre une réponse claire à ces enjeux.
Il centralise les données, automatise les processus et donne une vue d’ensemble des opérations en entreprise.
C’est donc un outil puissant pour travailler mieux, plus vite, et avec moins d’erreurs.
Cet article vous guide pas à pas afin de maîtriser ce qu’est un PGI.
Vous découvrirez les différents types de progiciels, les modules et les avantages pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un PGI (ERP)? Définition, rôle et fonctionnement
Un progiciel de gestion intégré (PGI/ERP), est un logiciel qui comprend tous les outils essentiels pour une gestion d’entreprise optimisée. Il est également connu sous le nom d’ERP (enterprise resource planning).
Par exemple, plutôt que d’avoir un logiciel pour les ventes, un autre pour la comptabilité, et un autre pour l’inventaire, le PGI réunit toutes vos fonctions sous une seule plateforme. Chaque service utilise le même système, avec les mêmes données, en temps réel.
Rôle des logiciels de gestion (ERP)
L’objectif d’un système ERP est simple: faciliter les tâches, augmenter la précision et accélérer la prise de décisions. Avec un PGI, vous gagnez en efficacité et visibilité pour l’ensemble de vos processus opérationnels.
Le PGI convient autant aux petites entreprises qu’aux moyennes ou aux grandes.
Il est possible d’adapter votre solution logicielle en fonction de vos besoins et de la complexité de votre organisation.
Types de progiciel de gestion intégré: PGI en nuage, local ou hybride
Tous les progiciels de gestion intégrés ne fonctionnent pas de la même façon. Avant de choisir, il faut au moins connaître les trois catégories de logiciels: cloud, local ou hybride.
Le PGI infonuagique (cloud)
Le progiciel de gestion intégré cloud est hébergé en ligne. Vous y accédez via Internet, peu importe où vous êtes. C’est une solution flexible et idéale pour les équipes à distances et pour les entrepôts.
Concernant le prix, il s’agit généralement d’un abonnement en mode SaaS, avec un coût mensuel ou annuel.
Vous évitez ainsi les frais liés aux serveurs internes et à l’entretien de l’infrastructure.
Les mises à jour sont automatiques et ne nécessitent pas d’intervention de votre part.
Le PGI local (on-premise)
Le logiciel ERP local s’installe sur les serveurs de votre entreprise. Vous avez un contrôle total sur vos données et votre infrastructure. Ce type de logiciel ERP est souvent choisi par des entreprises ayant des exigences strictes en sécurité ou en conformité. Par exemple, des entreprises manufacturières hautement réglementées comme l’aviation, la défense ou les appareils médicaux.
Ces progiciels demandent un investissement initial plus élevé. Il requiert aussi la gestion de la sécurité, des mises à jour, et un soutien technique à l’interne.
Le PGI hybride
Le progiciel de gestion intégré de type hybride combine les deux modèles. Une partie du système est hébergée localement, l’autre est dans le nuage. C’est un bon choix pour les entreprises qui veulent conserver certaines données sensibles localement, tout en profitant de la flexibilité du cloud.
Les modules d’un PGI: cœur du système de gestion intégré
Un progiciel de gestion intégré possède plusieurs fonctionnalités et modules pour les entreprises.
Ces modules sont soit intégrés dans le PGI ou sont des modules ERP complémentaires.
Tout dépend de votre éditeur de logiciel et de vos besoins.
Voici les 10 modules les plus courants:
- Gestion comptable et financière : Suivi des revenus, dépenses, facturation et rapports financiers.
- Gestion des stocks: Visibilité en temps réel sur l’inventaire, les niveaux de stock et les mouvements.
- Achats et approvisionnement: Suivi des fournisseurs, des commandes et des réceptions.
- Ventes et gestion de la relation client (CRM): Gestion des clients, des soumissions, des commandes et du service client après-vente.
- Pilotage de la production (manufacturier): Planification, suivi des opérations, gestion des ateliers.
- Gestion des ressources humaines (RH): Dossier des employés, paie, absences et évaluation.
- Chaîne d’approvisionnement: Coordination entre fournisseurs, production et livraison.
- Intelligence d’affaires (Business Intelligence): Tableaux de bord et indicateurs de performance.
- Gestion documentaire: Centralisation des documents, accès contrôlé, versionnage et conformité.
- Gestion de l’expédition: Suivi des livraisons, intégration des transporteurs, documents douaniers.
Tous ces modules communiquent entre eux dans un progiciel de gestion intégré (PGI).
Cela évite les silos d’information et facilite la coopération et la coordination entre vos départements.
De plus, comme chaque entreprise a des besoins uniques, elle peut activer les modules qui correspondent à ses besoins. Le PGI s’adapte selon votre réalité, que vous soyez un fabricant ou un distributeur.
Il existe une combinaison de modules parfaite pour simplifier vos opérations de gestion quotidiennes.
Un PGI adapté à votre PME?
Pourquoi les PGI sont-ils devenus indispensables?
Votre entreprise fait face à des défis de pénurie de personnel, de pression sur les coûts, de clients plus exigeants ou de réglementations plus strictes?
L’agilité est maintenant cruciale pour rester compétitif.
Le bon progiciel de gestion intégré vous aide à surmonter ces obstacles, et plus encore. Il est un véritable levier de performance, autant pour la production que pour la gestion interne.
Voici comment.
L’automatisation pour répondre à la pénurie de main-d’œuvre
Un PGI automatise les tâches répétitives comme la saisie de données, la génération de rapports et les suivis d’inventaire.
Tout devient donc plus rapide et cela réduit la pression sur votre personnel en place.
Vos équipes internes sont ainsi en mesure de se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.
Accélération de la transformation numérique
Avec un progiciel de gestion intégré, vos données sont centralisées et accessibles en temps réel. Vos équipes travaillent mieux ensemble, peu importe leur emplacement. Un logiciel ERP moderne s’intègre aussi à vos autres outils.
Ainsi, il devient la base de votre stratégie de transformation numérique.
Renforcement de la conformité et de la sécurité des données
Un PGI aide à respecter les exigences légales et les normes de votre secteur. Il assure la traçabilité, la conservation des historiques et facilite les audits. Il intègre aussi des fonctions de cybersécurité. Accès sécurisés, sauvegardes automatiques, gestion des autorisations — tout est conçu pour protéger vos données sensibles. Vous réduisez ainsi les risques d’erreurs, de pénalités, et les fuites d’information.
C’est un filet de sécurité pour votre entreprise.
Combien coûte un PGI? Ce qu’il faut considérer
Le prix d’un PGI varie en fonction de plusieurs facteurs. Il est difficile d’établir un prix moyen unique, mais il est possible de bien planifier son budget.
Voici les principaux éléments à considérer:
- Modèle SaaS vs licence : Un ERP cloud est facturé par abonnement mensuel ou annuel. Une solution locale ou hybride demande un coût initial plus élevé et un personnel technique interne, mais peu de frais récurrents.
- Nombre d’utilisateurs : Plus il y a d’employés qui utilisent le système simultanément, plus les coûts augmentent.
- Modules choisis : Chaque module ajouté influence le prix. Une entreprise devrait idéalement commencer avec l’essentiel et ajouter au fil du temps.
- Implantation et formation : Le succès dépend d’une bonne mise en œuvre. Cela inclut l’analyse des besoins, la configuration du système, les tests et la formation des équipes.
- Soutien et évolution : Certaines entreprises choisissent un partenaire ERP pour les accompagner dans leur croissance, évoluer leur système et offrir du soutien en continu.
Un PGI bien implanté vous permet de récupérer votre investissement en réduisant les erreurs, les tâches manuelles et les coûts opérationnels. Une mauvaise implantation entraîne des retards, des dépassements de budget, ou des blocages opérationnels. Il est donc essentiel de choisir un partenaire de confiance dès le départ.
Comment choisir un PGI adapté à son entreprise?
Bien qu’il existe de nombreux ERP généralistes ou open source, il est bon de noter que tous les PGI ne conviennent pas à toutes les organisations. Faire le bon choix pour votre logiciel ERP dépend de votre taille, de vos opérations et de vos objectifs. Ne limitez pas votre choix au prix ou à la marque.
Voici les critères à considérer pour prendre la meilleure décision possible:
- Taille de l’entreprise : Une PME n’a pas les mêmes besoins qu’une grande entreprise. Certaines solutions sont conçues pour être simples et accessibles, d’autres pour gérer des structures plus complexes.
- Secteur d’activité : Un ERP pour le secteur manufacturier est structuré différemment d’un PGI pour la distribution ou les services professionnels.
- Complexité des opérations : Plus vos processus sont variés ou spécifiques, plus votre ERP devra être flexible et modulaire.
- Objectifs de croissance : Votre logiciel de gestion intégré doit pouvoir évoluer avec vous. Il doit supporter vos projets futurs, comme l’ajout de nouveaux sites, produits ou marchés.
- Ressources internes : Certaines entreprises préfèrent gérer leur système à l’interne. D’autres s’appuient sur un partenaire externe pour l’implantation, la formation et le soutien.
Un PGI s’adapte-t-il à mon secteur d’activité?
Oui, les PGI ne sont pas réservés aux grandes entreprises. Il existe des systèmes de gestion des ressources conçus pour répondre aux besoins d’entreprises de toutes tailles et tout secteur.
En fabrication, les priorités sont la production, la qualité et la traçabilité.
En distribution, on privilégie l’inventaire, l’expédition et l’ajustement des prix en temps réel.
Chaque secteur ayant ses propres exigences (réglementation, logistique, production), il est essentiel de choisir un système qui propose des modules adaptés et une bonne capacité de personnalisation.
N’hésitez pas à obtenir des conseils auprès d’un partenaire ERP expérimenté. Il pourra vous recommander la bonne solution ERP et les bonnes intégrations selon vos opérations, votre modèle d’affaires et vos objectifs de croissance.
Prêt à faire le bon choix pour votre entreprise?
Un PGI bien choisi transforme la façon dont votre entreprise fonctionne. Le logiciel vous aide à automatiser vos processus, à améliorer votre visibilité et à répondre plus efficacement aux défis de votre marché.
Cependant, pour en tirer tous les bénéfices, il faut bien comprendre les options et vos besoins.
Vous avez maintenant une vue d’ensemble claire de ce qu’un PGI peut faire pour votre entreprise. La prochaine étape? Discuter avec un partenaire de confiance comme EC Solutions pour explorer ce qui conviendrait le mieux à votre entreprise.
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