Rotobec est une entreprise qui se spécialise dans la fabrication de machinerie lourde pour l’industrie forestière et d’équipements de manutention. Ils sont donc soumis à des normes de fabrication élevées et gèrent de nombreux processus complexes.
Afin de répondre à leurs nombreux besoins et soutenir leur croissance, Rotobec devait faire preuve d’innovation. Après 25 années à utiliser le même logiciel de gestion et planification des ressources, il a fallu se rendre à l’évidence; il était temps de moderniser les solutions de gestion pour être en mesure de suivre l’évolution du marché et assurer le succès de leur croissance.
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Rotobec: une entreprise en constante évolution
Fondée en 1975 à Sainte-Justine au Québec, Rotobec est une entreprise familiale qui se spécialise dans l’équipement de manutention et les systèmes hydrauliques rotatifs pour l’industrie forestière. Elle utilise les technologies les plus avancées afin d’offrir les équipements de manutention les plus robustes sur le marché. La conception et la fabrication de la majorité des composantes des équipements se fait dans ses usines du Québec et du New Hampshire.
Au fil des ans, l’entreprise a élargi ses opérations aux secteurs du recyclage de l’acier, de la manutention des déchets, de la manutention des matériaux en vrac et des chemins de fer. Rotobec contribue ainsi à l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et la réduction des temps d’arrêt de nombreuses entreprises.
Grâce à son vaste réseau de distributeurs et d’agents, Rotobec enregistre une croissance constante. Aujourd’hui, des milliers de clients font confiance à Rotobec dans plus de 40 pays à travers le monde.
Fiche technique du projet ERP réalisé chez Rotobec
- Entreprise: Rotobec
- Emplacement: Sainte-Justine, Québec
- Industrie: Fabrication d’équipements de manutention
- Objectifs: Surveillance en temps réel de la production, extraction de données (statistiques et prévisions de ventes, historique des achats, etc.), communication entre 5 lieux différents, planification efficace de la production et de la capacité des ressources, simplifier le processus de gestion.
Epicor ERP Kinetic mis en place par EC Solutions a permis de répondre aux nombreux besoins et s’est traduit par des améliorations importantes à l’ensemble de la gestion de Rotobec. Ainsi, cette dernière a été en mesure de suivre l’évolution de son marché et d’assure le succès de sa croissance.
—Jérôme Poulin, Rotobec IT Coordinator
Les enjeux de la gestion des affaires de Rotobec
L’enjeu principal auquel faisait face Rotobec était l’utilisation d’un logiciel de gestion qui n’était pas en mesure de suivre leur croissance constante. Étant donné l’évolution soutenue de l’entreprise, le besoin pour un logiciel ERP plus efficace et plus perfectionné s’est fait sentir. Un changement était donc nécessaire pour assurer une meilleure gestion de leurs opérations.
L’ancien système ne permettait pas un suivi en temps réel de la chaîne de production. L’extraction des données était également ardue (statistique et prédiction de vente, historique des achats, etc.). Il était aussi impossible de planifier efficacement la production et la capacité des ressources, ce qui occasionnait parfois des retards. Finalement, la communication entre les établissements n’était également pas en temps réel.
En résumé, l’ensemble des processus de gestion n’était pas assez rapide et pas entièrement informatisé. Par exemple, lorsqu’il y avait de nouvelles commandes, l’ordre de priorité était effectué manuellement. Le personnel devait reclasser les bons de commande imprimés, ce qui les rendaient assujettis au risque d’erreurs liées à la saisie manuelle de données.
La complexité du projet ERP de Rotobec
Rotobec possède cinq installations, soit une usine à Sainte-Justine, une au New Hampshire et une troisième usine en construction aux États-Unis, ainsi qu’un bureau en Colombie-Britannique (C.-B.) et un bureau au Texas aux États-Unis.
Afin d’assurer le succès de l’entrée en service de Kinetic ERP, nous avons fractionné le processus d’implantation. Nos experts ont donc, au lieu d’implanter dans l’ensemble des établissements en même temps, réalisé une implantation sur mesure en plusieurs phases.
Lancement du projet
EC Solutions a donné la priorité à l’implémentation des modules financiers à Kelowna, en Colombie-Britannique, car il s’agit du plus petit site. Une fois que tout était fonctionnel, le système a été activé au New Hampshire, qui est un centre de distribution plus grand que celui de Kelowna.
Aujourd’hui, l’usine du New Hampshire fabrique également des équipements. Quant à l’usine de Sainte-Justine, en tant que société mère, elle était la dernière sur la liste, car elle impliquait de nombreux départements et des processus complexes impactés par le nouveau système ERP.
Une implantation ERP échelonnée sur plusieurs
phases pour assurer le succès du projet
Notre objectif était une transition des plus fluide, flexible et simple pour les équipes de Rotobec. Après 25 années à utiliser le même logiciel, il était impératif de rendre cette transformation digitale aussi simple que possible.
La transition fluide de tous les systèmes s’est donc déroulée sur une période de trois ans. Durant cette période, Rotobec et EC Solutions ont collaboré régulièrement pour s’assurer que l’ERP réponde efficacement aux besoins de Rotobec.
1ère phase
La première phase consistait en l’intégration des commandes de vente de l’ancien système, qui ont été transférées vers Epicor Kinetic ERP. Les transactions concernant les inventaires et la facturation ont continué à être effectuées à l’aide de l’ancien logiciel pendant un certain temps.
EC Solutions a conçu des processus d’intégration automatisés entre les deux systèmes afin de transférer les informations, d’éviter la duplication des entrées de données et le risque d’erreurs de transcription des données. Une fois qu’EC Solutions s’est assuré du bon fonctionnement de ces processus adaptés et optimisés, configurés pour répondre aux besoins de Rotobec, nous sommes passés à la phase 2 du projet d’implémentation.
Seconde et troisième phase
Au cours de la seconde phase, le système d’achat a été intégré à Epicor. La troisième et dernière phase a porté sur les processus liés à l’ingénierie, à la chaîne d’approvisionnement et à la production.
La transition en douceur de tous les sites et systèmes s’est étalée sur une période totale de trois ans. Pendant cette période, les équipes de Rotobec et d’EC Solutions ont collaboré pour s’assurer que le système ERP répondait efficacement aux besoins de Rotobec, tout en atténuant les risques et en réduisant au minimum les perturbations des opérations.
Les processus ont été révisés pour éviter de recréer l’ancien système dans le nouveau. Ils sont maintenant plus rapides et précis. EC Solutions a notamment intégré à Epicor une fonctionnalité personnalisée à Rotobec pour la gestion des numéros de programme permettant de savoir si une machine est bien configurée pour la pièce qui doit être produite, en lui associant le bon numéro de programme. EC Solutions est partie de zéro pour l’élaboration de cette fonctionnalité unique.
—Jérôme Poulin, Coordonnateur TI chez Robotec
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